Il fleet management, o gestione delle flotte aziendali, permette di tenere sotto controllo in un’unica piattaforma posizione dei veicoli, consumi, manutenzione e scadenze. In questo modo l’azienda può individuare inefficienze e costi nascosti, intervenendo prima che diventino un problema.
La gestione flotte aziendali diventa essenziale quando il numero di veicoli, conducenti e scadenze rende un semplice foglio di calcolo insufficiente. Con l’aumentare dei mezzi cresce infatti anche la complessità della gestione e diventa più difficile capire dove si perdono tempo e denaro.
Il fleet management permette di centralizzare in un unico sistema localizzazione GPS, diagnostica dei veicoli, dati sui consumi e gestione delle scadenze, offrendo una visione chiara e completa dell’intera flotta.
Qnova affianca le aziende italiane con un servizio di consulenza e una piattaforma proprietaria di fleet management, pensata per la gestione di veicoli commerciali: dai furgoni utilizzati da tecnici e installatori fino ai mezzi pesanti delle aziende di logistica.
Cos’è il fleet management
Fleet management (in italiano, gestione della flotta o del parco auto aziendale) significa tenere sotto controllo, in modo continuo e centralizzato, tre cose: dove sono i veicoli, in che stato sono e quanto costano. Non è solo un localizzatore GPS: la localizzazione è il primo strato, ma il valore nasce quando quel dato si incrocia con manutenzione, consumi e utilizzo. In pratica, un sistema di gestione flotte legge i dati dal veicolo (posizione, chilometri, diagnostica motore, a volte stile di guida) e li porta in una piattaforma dove diventano leggibili. Da lì rispondi a domande operative reali: quale mezzo ha percorso più chilometri a vuoto questo mese, quali veicoli hanno la revisione in scadenza, dove si concentrano le frenate brusche o i consumi anomali.
A chi serve la gestione del parco auto aziendale
Non tutte le flotte hanno lo stesso problema. Prima di proporre ogni soluzione, distinguiamo tre situazioni ricorrenti perché richiedono configurazioni diverse.
Logistica, trasporto e distribuzione
Flotte di più mezzi con conducenti diversi ogni giorno. Qui pesano il costo per chilometro, i tempi di fermo e la pianificazione dei giri. Il monitoraggio delle flotte aziendali serve a capire dove il tragitto reale si discosta da quello pianificato e quanto questo costa in carburante e ore.
PMI con veicoli commerciali e senza fleet manager
Imprese edili, installatori, manutentori: cinque, dieci, venti mezzi gestiti da chi ha già altri compiti. Il rischio più frequente non è il furto, ma la scadenza dimenticata (revisione, bollo, assicurazione, tagliando) e il mezzo sovradimensionato che resta fermo. Per questi casi il valore del sistema di gestione flotte è soprattutto lo scadenzario automatico e la fotografia dell’utilizzo reale.
Amministrazione e controllo di gestione
Se ti occupi di conti e documenti, sai quanto conta avere tutti i dati della flotta in un posto solo, sempre aggiornati: quanto costa davvero ogni veicolo (acquisto, carburante, manutenzione, assicurazione), chi usa l’auto aziendale anche per scopi personali e come calcolare il fringe benefit, con le scadenze dei documenti sempre sott’occhio.
Cosa include il servizio di gestione flotte Qnova
Localizzazione GPS dei veicoli aziendali
Monitoraggio flotte aziendali
Scadenzario manutenzione e documenti
Report sul comportamento di guida
Reportistica e costo per veicolo
Fleet management e controllo satellitare
La nostra piattaforma di fleet management Qboard unisce in un’unica piattaforma tutto quello che serve per gestire e proteggere una flotta: dove sono i mezzi, quanto consumano, la temperatura del carico, i dati del tachigrafo e la sicurezza antirapina via satellite.
La mappa di geolocalizzazione e tutti gli strumenti per visualizzare i dettagli della posizione in tempo reale del veicolo consentono di aumentare l’efficienza e la produttività della tua flotta. Grazie ai report statistici per ogni gruppo di veicoli sarà possibile pianificare, in modo accurato e senza dispendio di tempo e costi, ogni percorso.
- Gestione multiutenza per l’accesso web alla gestione logistica della flotta;
- App dedicata per smartphone e tablet;
- Suddivisione dei veicoli in gruppi e categorie: sotto-flotte per reparto, sede remota e cliente;
- Report statistici per ogni gruppo di veicoli con localizzazione, monitoraggio e tracciatura costante e in tempo reale;
- Notifica email/sms di entrata/uscita da punti di interesse e rotte assegnate;
- Odometro interno per il calcolo dei Km percorsi ogni singolo viaggio o per periodo selezionabile;
- Storico dei percorsi effettuati nei 24 mesi precedenti;
- Esportazione automatica report in Excel e invio via e-mail.
- Verifica visiva per ogni veicolo dello stato di posizione, motore spento/acceso, fermo/in movimento, velocità istantanea, direzione, porte-portelloni aperti/chiusi…;
- Verifica delle ore di arrivo e partenza, luogo e ora di ogni pausa lungo il percorso;
- Verifica stile di guida degli autisti: accelerazioni/frenate, velocità media.
Il monitoraggio satellitare 24 ore per 365 giorni l’anno con assistenza tecnica on-line e il supporto di una Centrale Operativa tecnologicamente avanzata, garantisce la sicurezza dei mezzi, delle merci trasportate e degli autisti. Ciò consentirà una riduzione del rischio di furto del veicolo e/o delle merci trasportate, e un’assistenza dell’autista in caso di emergenza.
- monitoraggio: servizio di localizzazione 24/7 da parte della centrale operativa, ricezione e gestione degli allarmi provenienti dal veicolo con individuazione e blocco di quest’ultimo in caso di furto;
- Pulsante panico: pulsante da premere in caso di pericolo per l’intervento immediato della centrale operativa;
- Blocco motore: funzione che prevede la possibilità da parte della centrale operativa di arrestare il motore del veicolo in qualsiasi momento;
- Segnalazione apertura porte: invio di una segnalazione di allarme alla centrale nel caso in cui venga aperta, senza autorizzazione, una portiera del veicolo.
- Buzzer di preallarme: avvisatore acustico che segnala la necessità dell’inserimento di un codice;
- Controllo bersaglio: genera un allarme nel caso in cui il mezzo venga allontanato, anche a motore spento, da un’area predefinita detta bersaglio;
- Controllo rotta: funzione specifica per autotrasporti che consente di impostare, per il veicolo, un determinato tragitto con relative soste e di generare una segnalazione di allarme in caso di variazioni ingiustificate;
- Funzione di telefonia e vivavoce: funzione che, in abbinamento ad una sim card abilitata al traffico voce, aggiunge al sistema di localizzazione satellitare un telefono veicolare a viva voce…;
- Funzione utente via GSM: funzione che permette al responsabile del veicolo di abilitare o disabilitare funzioni del sistema satellitare mediante il proprio telefono cellulare;
- Configurazione del sistema e degli allarmi flessibile e personalizzabile: sensori ad elettro-serratura portelloni, sensore controllo carburante, sgancio rimorchio, gestione scarico in ribalta, controllo inserimento presa di forza, controllo temperatura carico, etc…
- Sicurezza certificata.
Il carburante può rappresentare una delle quote più elevate delle spese operative complessive. Monitorando, nei dettagli, le prestazioni di ogni veicolo e valutando il comportamento di guida dei conducenti potrai abbattere i costi di gestione della flotta. Il sistema, inoltre, è in grado di generare ed inviare notifiche via email e SMS con segnalazioni e report dettagliati di eventuali allarmi, prelievo e apertura tappo del serbatoio carburante non autorizzati.
- Antifurto carburante da analisi del livello;
- Sensore controllo carburante ad alta accuratezza;
- Notifiche via email e SMS con segnalazioni e report dettagliati di eventuali allarmi, prelievo e apertura tappo non autorizzati;
- In tempo reale e su periodo selezionabile: grafico cartesiano interattivo e analitico dei consumi;
- Per ogni rifornimento, viaggio e periodo selezionabile: media consumo Km/l e ore di guida;
- Dettaglio consumo orario del motore: con calcolo ore attività frigo per semirimorchi e rimorchi frigo;
- Per ciascun veicolo: creazione di report dettagliati;
- Configurazione del sistema e degli allarmi flessibile e personalizzabile: sensori ad elettro-serratura portelloni, sensore controllo carburante, sgancio rimorchio, gestione scarico in ribalta, controllo inserimento presa di forza, controllo temperatura carico, etc…
La temperatura è una variabile fondamentale per molte merci. Verificare, attraverso grafici e report, e monitorare la temperatura di ogni spedizione refrigerata o a temperatura controllata, ricevere alert al variare delle soglie impostate, diventa di fondamentale importanza per garantire la conservazione della qualità delle merci e per certificare ai clienti il mantenimento della catena del freddo.
- Sonde certificate per rilevamento temperatura;
- In base alle proprie esigenze è possibile impostare i valori di soglia minima e massima per monitorare l’andamento della temperatura;
- Ricezione allarmi in tempo reale in caso di superamento delle soglie impostate;
- Invio eventi di apertura non autorizzata dei portelloni e visualizzazione dello stato di apertura/chiusura dello stato motore/compressore con verifica dei tempi di attività;
- Fino a 3 sonde di rilevamento per il controllo istantaneo del valore della temperatura all’interno del frigo;
- Segnalazione anomalie con grafico interattivo della temperatura;
- Verifica delle variazioni di temperatura nel tempo: con appositi grafici e report, esportabili e stampabili, per certificare ai clienti il mantenimento della catena del freddo;
- Media Consumo l’ora: per ogni rifornimento, viaggio o periodo selezionabile;
- Creazione report dettagliati: per ogni veicolo su periodo selezionabile;
- Integrazione con case costruttrici motori frigo.
Il monitoraggio dei rimorchi consente di massimizzare ed avere il pieno controllo delle tue risorse grazie alle informazioni accurate e aggiornate circa la loro posizione e il loro stato. Controlla i tuoi rimorchi, container e altre risorse attraverso il rilevamento automatico di aggancio e sgancio. QBoard, la web application sviluppata da Qnova, invia una notifica via SMS ed email per segnalare eventuali sganci non autorizzati o effettuati in luoghi non previsti.
- Notifica via SMS ed email per la segnalazione di eventuali sganci non autorizzati o effettuati in luoghi non previsti;
- Stato aggancio e visualizzazione automatica della targa del semirimorchio/rimorchio collegato al trattore;
- Reportistica Dettagliata: dei vari agganci e sganci effettuati dal mezzo su periodo di tempo selezionabile.
Il tachigrafo è uno strumento fondamentale per la gestione della flotta. Grazie a QBoard, la tecnologia sviluppata da Qnova, puoi visualizzare in tempo reale, analizzare e archiviare i dati del tachigrafo digitale, riducendo sensibilmente il rischio di contravvenzioni. Attraverso il controllo delle ore di guida, di pausa, di riposo, di impegno degli operatori e la ricezione di notifica via email o SMS in caso di sforamento del tempo di guida, sarà possibile monitorare il livello di saturazione delle ore della tua flotta.
Ore di guida e lavoro in tempo reale
- Controllo in tempo reale delle ore di guida, di pausa, di riposo e di impegno degli operatori;
- Per tutti i veicoli della flotta è possibile consultare report relativi alle ore di guida, di pausa, di riposo e di impegno.
Scarico dati tachigrafo da remoto
- Eliminare il tempo necessario allo scarico manuale dei dati ed il rischio di contravvenzioni;
- Download da remoto dei dati registrati nel tachigrafo consultabili in tempo reale tramite web per ogni mezzo;
- Carico automatico dei rifornimenti effettuati da ogni veicolo, viaggi effettuati e calcolo costi;
- Verifica istantanea delle ore guida residue per le prossime attività;
- Controllare automaticamente lo sforamento delle ore e ricevere notifica via email o SMS, attraverso l’impostazione di allarmi;
- Gestione delle manutenzioni con uno scadenziario automatico (in base a Km, al calendario o alle ore di lavoro);
- Controllo infrazioni conducente;
- Lettere di richiamo autista.
È il software per gestire le cisterne carburante superiori a 5 metri cubi. L’applicativo ti consente di verificare, in tempo reale e in modo del tutto automatico, il controllo del carburante immesso, prelevato e rimanente.
Inoltre, il sistema ti permette di avere una visione più completa sui consumi di carburante degli automezzi in ottica di ottimizzazione dei costi di gestione della flotta.
- Aggiornamento in tempo reale di tutti i rifornimenti effettuati;
- Dato chilometrico certo da odometro interno, grazie alla centralina satellitare installata direttamente sul mezzo;
- Inserimento chilometri automatico e calcolo media automatico;
- Gestione tabella mezzi con centro di costo, quantità massima erogabile e trasmissione dati dei mezzi e autisti verso il dispositivo remoto; Registrazione di ogni accesso effettuato da parte degli utenti;
- Controllo e verifica di tutti gli scarichi con sistema pulser in ingresso e/o sonde capacitive con aggiornamenti in tempo reale sul server;
- Gestione di centri di costo per mezzi e/o autisti (ad esempio estero, nazionale, frigo, container, cisterna) report corrispondenti e calcolo del costo di rifornimento;
- Valorizzazione del carico cisterna con il prezzo/litro del carburante;
- Gestione delle notifiche per avvenuto carico nella cisterna, media chilometrica bassa, allarmi tecnici (batteria bassa, assenza rete, etc);
- Monitoraggio e configurazione hardware per un sistema completamente indipendente che richiede esclusivamente l’alimentazione da rete elettrica;
- Stato di giacenza in tempo reale di tutte le cisterne aziendali indipendentemente dalla collocazione geografica, grazie a sonde di livello;
- Analisi di tutti i report algoritmi di ricerca e filtri implementati danno la possibilità di creare elenchi di dati selezionati per: data o intervallo di date, mezzo, autista, gruppo etc…;
- Password di livello suddivise in “Amministratore”, che consente di effettuare tutte le operazioni (comprese quelle relative alla cancellazione e inserimento dati); “Utente”, che prevede esclusivamente la possibilità di consultare i dati o inserire nuovi rifornimenti.
Scopri le soluzione Qnova per il fleet management
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Riduci e ottimizzi i costi di gestione della flotta.
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Aumenti la produttività operativa grazie al monitoraggio di veicoli e conducenti.
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Migliori la sicurezza stradale ed eviti controlli e sanzioni.
Qboard
il Fleet management a misura della tua Azienda
Domande frequenti sul fleet management
Qual è la differenza tra fleet management e localizzazione GPS?
La localizzazione GPS ti dice dove si trova il veicolo. Il fleet management usa quella posizione insieme a manutenzione, consumi e scadenze per gestire l’intera flotta. Il GPS è quindi un componente della gestione flotte aziendali, non un sinonimo: da solo ti mostra un puntino su una mappa, integrato ti aiuta a decidere.
Da quanti veicoli conviene una piattaforma di gestione flotte?
Non c’è una soglia fissa. In genere, quando gestire scadenze e consumi a mano inizia a produrre errori o dimenticanze — spesso già con pochi mezzi guidati da conducenti diversi — un sistema di gestione flotte centralizzato ripaga il costo. La valutazione gratuita di Qnova serve proprio a capire se, nel tuo caso, conviene davvero.
Il fleet management aiuta a evitare le sanzioni sui tempi di guida dei conducenti?
Sì. Per i mezzi dotati di cronotachigrafo digitale, la piattaforma può leggere i dati di tempi di guida, pause e riposi e segnalare gli scostamenti dai limiti previsti dal Reg. (CE) 561/2006, così puoi intervenire prima che l’infrazione diventi una sanzione. Riguarda soprattutto flotte di autotrasporto e veicoli pesanti; per i furgoni leggeri senza cronotachigrafo il controllo non si applica.
Il monitoraggio dei mezzi è compatibile con la privacy dei dipendenti?
Il monitoraggio della flotta tocca dati che riguardano anche i lavoratori, quindi è soggetto a regole precise: in Italia, tra l’altro, all’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e agli accordi sindacali o alle autorizzazioni previsti, oltre al GDPR. Va impostato con informativa e finalità dichiarate. In fase di attivazione indichiamo cosa è richiesto, ma la conformità va confermata con il tuo consulente del lavoro.
La piattaforma funziona anche su veicoli di marche diverse?
Sì. Il fleet management non dipende dalla marca del veicolo, perché il dato arriva dal dispositivo telematico a bordo. Le differenze riguardano quali informazioni sono già disponibili dalla centralina del mezzo. Puoi quindi gestire una flotta mista — furgoni, auto aziendali e mezzi pesanti di marchi diversi — da un’unica piattaforma.